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Wissensmanagement

Wissensmanagement
Quelle: © ALotOfPeople / iStock / Thinkstock

Überblick

Mit einem systematischen Wissensmanagement können personelle, organisatorische und infrastrukturelle Rahmenbedingungen für Wissensprozesse geschaffen werden. Wissensmanagement bedeutet also nicht, Wissen direkt zu managen, sondern mittelbar Rahmenbedingungen für Wissensprozesse zu schaffen. Wichtig für ein funktionierendes Wissensmanagement ist es, eine eigene Definition für die Organisation / für ein Unternehmen zu entwickeln. Ein systematisches Wissensmanagement ist in der ISO 9001:2015 nicht gefordert. Die Einrichtung einer entsprechenden Stelle kann trotzdem sinnvoll sein.

 

Definition

"Wissensmanagement (englisch knowledge management) ist ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. ..... Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisatorisches Wissensmanagement) bzw. der eigenen Person (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte.
Bei organisationalem Wissensmanagement sollen individuelles Wissen und Fähigkeiten (Humankapital) systematisch auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationsstruktur verankert werden. Organisationales Wissensmanagement kann daher als intervenierendes Handeln verstanden werden, das auf den Theorien der Organisationslehre und des organisationalen Lernens beruht und diese systematisch in die Praxis überführen will.
... "
[➥ sehen Sie auch: Wissensmanagement, Quelle: Wikipedia]

 

Wissen im Unternehmen nach ISO 9001

Im Normabschnitt 7.1.6 der ISO 9001:2015 geht es um das Wissen, das allgemein im Unternehmen vorhanden sein muss, um die Prozesse durchzuführen und Produkte und Dienstleistungen entsprechend den Anforderungen der Kunden anbieten zu können. Dieses Wissen muss von der Organisation selbst zur Verfügung gestellt und aufrechterhalten werden. Der Umgang mit geänderten Erfordernissen und Entwicklungstendenzen muss geklärt werden, da dies unter Umständen auch zu verändertem benötigtem Wissen führt.

 

Umsetzung im Unternehmen

Zunächst einmal muss geklärt werden, welches Wissen in einem Unternehmen nötig ist, um es dann den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Dies lässt sich gut an einem Beispiel verdeutlichen:


Abb.: Import aus Asien, Quelle: © wissanu01 / iStock / Thinkstock

Für ein Unternehmen, welches Produkte aus Asien importiert und in Deutschland verkauft, ist es natürlich wichtig zu wissen, in welcher Höhe die importierten Produkte verzollt werden müssen. Dieses Wissen kann über ein Formblatt zur Verfügung gestellt werden oder – in einem solchen Fall besser – über den Link zu einer offiziellen Webseite, auf der über die Warenzolltarifnummern die Zollsätze ständig abgerufen werden können.

Bei anderen Arten von Organisationen ist das erforderliche Wissen sicherlich ein völlig anderes, aber Wissen im Unternehmen wird immer benötigt. Und genau das muss dann organisationsspezifisch bereitgestellt werden, damit – ganz einfach ausgedrückt – die Mitarbeiter dadurch in die Lage versetzt werden, ihre Tätigkeiten ordnungsgemäß auszuführen.

 

Erfahrungswissen weitergeben

Erfahrungswissen weitergeben
Abb.: Erfahrungswissen weitergeben, Quelle: © monkeybusinessimages / iStock / Thinkstock

Besonders wichtig ist das Erfahrungswissen der Mitarbeiter. Es handelt sich oft um wichtiges Prozesswissen, das häufig nicht oder nur unzureichend niedergelegt und aktuell gehalten wird. Fallen solche Wissensträger aus, entstehen häufig Qualitätsprobleme, Verzögerungen oder es treten durch diesen Wissensverlust Fehler bei Problemlösungen auf.

Auch das Vorhandensein der ISO 9001 in Textform gehört z.B. zu dem Wissen, das eine Organisation, die nach ISO 9001 zertifiziert ist oder werden will, dann bereitstellen und aufrechterhalten muss.

 

Wissensmanagement normgerecht umsetzen

Wissensmanagement - Wissen nach ISO 9001

Wissensmanagement - Wissen nach ISO 9001: Forderungen bestimmen, vermitteln und aufrechterhalten

Im Rahmen der WEKA-Praxislösung Wissensmanagement - Wissen nach ISO 9001 - Forderungen bestimmen, vermitteln und aufrechterhalten zeigen Ihnen erfahrene Wissensmanagement-Experten bewährte Wege und Maßnahmen, die zu einem maßgeschneiderten Management der Ressource "Wissen" in Ihrem Unternehmen und Ihrem Qualitätsmanagementsystem führen.

Inklusive zahlreicher Arbeitshilfen, Checklisten, Muster-Fragebögen zum Bestimmen, Vermitteln des Wissens:

 

Methoden der Dokumentation

Expertenwissen ist spezialisiertes Wissen, das überwiegend an den einzelnen Experten gebunden ist und den Motor Ihrer Wissensorganisation darstellt. Das Unternehmen kennt oftmals nur einen Bruchteil dieses Wissens, z.B. durch die Kompetenzprofile in der Personalabteilung, der Großteil des wichtigen, impliziten Wissens wird aber zumeist gar nicht erfasst.

Die größte Herausforderung besteht darin, implizites Wissen zu explizieren. Dadurch, dass dem Experten oftmals gar nicht bewusst ist, über welches Erfahrungswissen er verfügt, muss dieses erst einmal herausgearbeitet werden. Methoden, die hierbei unterstützen, sind z.B.:

 

Formen von Wissensdokumenten

Unter Wissensdokumenten sind alle Formen zu verstehen, in denen implizites Wissen explizit wurde. Man unterscheidet in unterschiedliche Textsorten – einige davon dürften Ihnen bekannt sein:

 

Tipps zur Erstellung von Wissensdokumenten

Unabhängig davon, in welcher Textform Sie das Wissen dokumentieren: Es gibt strukturelle und sprachliche Aspekte, mit denen Sie die Verständlichkeit der Texte verbessern können.

Expertentipp:
Obwohl jeder schreiben kann, muss die Erstellung von Wissensdokumentationen trainiert und ggf. auch geschult werden.

 

Dokumentation von Expertenwissen - Grenzen und Gefahren

Beachten Sie beim Dokumentieren von Expertenwissen folgende Punkte:

  1. Die Privatsphäre der Experten muss gewährleistet werden.
  2. Datenschutz! Üben Sie keinen Zwang zur Veröffentlichung von persönlichen Daten und Erfahrungen aus.
  3. Dokumentiertes Wissen birgt die Gefahr, dass es in die falschen Hände gelängt. Bedenken Sie daher immer den Schutz sensibler Daten mit.
  4. Dokumentation nicht um jeden Preis! Im Zweifelsfall kann die Dokumentation von Expertenwissen sehr viel Zeit und Geld kosten. Wägen Sie daher Vor- und Nachteile ab.
  5. Wissen bedeutet manchmal auch Macht: Experten könnten sich wehren, ihr spezifisches Wissen weiterzugeben, um ihre Machtposition nicht zu verlieren. Gehen Sie deshalb wertschätzend und einfühlsam mit den Beteiligten um.

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Wissensmanagement - Software und Produkt-Tipps

WEKA bietet Ihnen für den Themenbereich Qualitätsmanagement praxiserprobte und rechtssichere Software und Fachinformationen. Nachfolgend möchten wir Ihnen dazu einige wichtige Lösungen zum Thema Wissensmanagement vorstellen.

 

 

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